Wie schreibe ich eine professionelle E-Mail?

Fast täglich schreiben wir Anfragen, Bestellungen und weitere Anschreiben und senden sie per E-Mail. Wir senden diese Nachrichten an andere Unternehmen, Geschäftspartner oder Vertreter. Daneben schreiben wir E-Mails an unsere Verwandten, Bekannten und Freunde. Die meiste Zeit, insbesondere beim Schreiben an Verwandte und Freunde, werden Nachrichten in unstrukturierter Form geschrieben. Diese Fälle sind auch bei der Kommunikation mit Unternehmen häufig.

Bei der offiziellen Kommunikation sollten sowohl der Titel als auch der Inhalt gut strukturiert und die Sprache passend gewählt sein. Doch allzu oft haben die Nachrichten haben keinen richtigen Titel, keine Einführung, keinen richtigen Inhalt und keinen passenden Abschluss. In vielen Fällen finden Benutzer sogar geschäftliche E-Mails in ihren Postfächern, die mit allzu persönlicher Sprache und lustigen Anmerkungen daherkommen, professionell aber inakzeptabel sind.

Diese Situation muss auf geschäftlicher Basis geändert werden. Persönlich denke ich, dass die Art der saloppen Kommunikation Freunden und anderen nahestehenden Personen vorbehalten bleiben sollte. Eine Anpassung des eigenen Schreibstils und des formellen Auftretens kann Wunder bewirken.

Insbesondere wenn das Gegenüber wenig bekannt und die Inhalte über die rein private Kommunikation unter Freunden und Familie hinausgeht, sollte immer ein formeller Schreibstil gewählt werden.

Nachfolgend finden Sie eine Liste der Änderungen, die Sie vornehmen sollten, um künftig professioneller in Erscheinung zu treten.

Haben Sie bisher nur eine E-Mail-Adresse, die einen Spitznamen oder Kosenamen enthält, legen Sie sich bitte eine neue zu. Diese sollte Ihren Namen möglichst exakt präsentieren.

Beispiele

Florian Meier hatte bisher einen E-Mail-Account mit dem Nutzernamen derflori@… .

Für offizielle E-Mail-Kontakte sind diese Varianten angebrachter und empfehlenswert

• florian.meier@…
• meier.f@…
• f.meier@…
• florianmeier@….

Verzichten Sie auf Nummern wie florian25@… oder f.meier3@. Sind bei Ihrem bevorzugten E-Mail-Anbieter bereits alle Versionen vergeben, probieren Sie einfach einen anderen.

Wenn Ihr Name also bei Gmail nicht mehr verfügbar ist, schauen Sie sich Yahoo, Hotmail usw. an.

Schreiben Sie immer eine gut begründete Nachricht, die Aufmerksamkeit erregt. Begrüssung, Vorstellung, Vorschläge, Kommentare oder Kritiken müssen voll ausformuliert werden. Abkürzungen, Internetsprache und persönliche Sprüche sollten Sie sich im offiziellen E-Mail-Verkehr immer verkneifen.

Die Elemente eines professionellen Anschreibens sind:

Angemessener Titel. Der Titel enthält keine Begrüssung, sondern eine kurze prägnante Zusammenfassung Ihres Anliegens, z.B. „Projekt X Teile“, „Preisanfrage für ein X“ usw.

Nutzen Sie eine förmliche und höfliche Anrede bei unbekannten Personen.

• Sehr geehrte Damen und Herren,

Kennen Sie den Namen der Person, nutzen Sie die höfliche Ansprache mit Nachnamen und ggf. allen Titeln.

• Sehr geehrter Herr Schneider,
• Sehr geehrte Frau Prof. Dr. Müller,

„Hallo“ ist bei Kollegen, bekannten und vertraulichen Geschäftspartnern sowie Unternehmungen mit einem sehr persönlichen Auftreten in Ordnung.

• Hallo Kollegen!
• Hallo Frau Schneider!
• Hallo zusammen!

Im Zweifelsfall bleiben Sie immer besser bei der höflichen Anrede und wechseln in einen informelleren Stil, wenn auch Ihr Gegenüber dies tut oder Sie dazu einlädt.

Informationen zum Verfassen eines Anschreibens finden Sie unter „So verfassen Sie ein Anschreiben“. Zu anderen Gelegenheiten schreiben Sie kurze, effiziente Inhalte ohne Zusätze und kurze Sätze mit voller Bedeutung.

Beispiel: In dieser Nachricht habe ich, wie Sie mir zuletzt vorgeschlagen haben, Teile aus dem x-Projekt hochgeladen. Bitte fügen Sie dem gleichen Dokument Vorschläge hinzu, damit ich die erforderlichen Änderungen vornehmen kann.

Angemessene Abschlüsse Ihrer E-Mail sind passend zur restlichen Form

• Freundliche Grüsse
• Grüsse
• Liebe Grüsse
• Aufrichtige Grüsse

Schreiben Sie danach bitte immer Ihren Nachnamen und am besten auch den Vornamen dazu

Wenn Sie Anhänge senden wollen, vergessen Sie bitte nicht diese beizufügen. Eventuell können Sie in einem letzten Satz noch auf die Anhänge hinweisen, damit der Empfänger diese nicht übersehen kann.

Anbei finden Sie die Dokumente X, Pläne X usw.