Wie schreibe ich eine professionelle E-Mail?

Fast täglich schreiben wir Anfragen, Bestellungen und weitere Anschreiben und senden sie per E-Mail. Wir senden diese Nachrichten an andere Unternehmen, Geschäftspartner oder Vertreter. Daneben schreiben wir E-Mails an unsere Verwandten, Bekannten und Freunde. Die meiste Zeit, insbesondere beim Schreiben an Verwandte und Freunde, werden Nachrichten in unstrukturierter Form geschrieben. Diese Fälle sind auch bei der Kommunikation mit Unternehmen häufig.

Bei der offiziellen Kommunikation sollten sowohl der Titel als auch der Inhalt gut strukturiert und die Sprache passend gewählt sein. Doch allzu oft haben die Nachrichten haben keinen richtigen Titel, keine Einführung, keinen richtigen Inhalt und keinen passenden Abschluss. In vielen Fällen finden Benutzer sogar geschäftliche E-Mails in ihren Postfächern, die mit allzu persönlicher Sprache und lustigen Anmerkungen daherkommen, professionell aber inakzeptabel sind.

Diese Situation muss auf geschäftlicher Basis geändert werden. Persönlich denke ich, dass die Art der saloppen Kommunikation Freunden und anderen nahestehenden Personen vorbehalten bleiben sollte. Eine Anpassung des eigenen Schreibstils und des formellen Auftretens kann Wunder bewirken.

Insbesondere wenn das Gegenüber wenig bekannt und die Inhalte über die rein private Kommunikation unter Freunden und Familie hinausgeht, sollte immer ein formeller Schreibstil gewählt werden.

Nachfolgend finden Sie eine Liste der Änderungen, die Sie vornehmen sollten, um künftig professioneller in Erscheinung zu treten.

Haben Sie bisher nur eine E-Mail-Adresse, die einen Spitznamen oder Kosenamen enthält, legen Sie sich bitte eine neue zu. Diese sollte Ihren Namen möglichst exakt präsentieren.

Beispiele

Florian Meier hatte bisher einen E-Mail-Account mit dem Nutzernamen derflori@… .

Für offizielle E-Mail-Kontakte sind diese Varianten angebrachter und empfehlenswert

• florian.meier@…
• meier.f@…
• f.meier@…
• florianmeier@….

Verzichten Sie auf Nummern wie florian25@… oder f.meier3@. Sind bei Ihrem bevorzugten E-Mail-Anbieter bereits alle Versionen vergeben, probieren Sie einfach einen anderen.

Wenn Ihr Na